MyPeopleDoc est un service de coffre-fort personnel en ligne pour les salariés. Il permet de stocker et gérer des fichiers importants en toute sécurité. Ce service facilite la gestion des documents professionnels et personnels en toute confidentialité. Il s’agit d’une solution pratique pour les employés qui souhaitent organiser efficacement leurs tâches dans un espace numérique sécurisé. Pour utiliser efficacement MyPeopleDoc et maîtriser ses fonctionnalités clés, on vous propose de lire cet article.
MyPeopleDoc : présentation
MyPeopleDoc est un outil numérique, plus précisément un coffre-fort RH électronique, conçu pour faciliter la gestion des documents pour les salariés. Il propose un espace de stockage hautement sécurisé où les employés peuvent conserver leurs documents importants (attestations de formation, factures, bulletins de salaire, fiches de paie, contrats…). L’interface de MyPeopleDoc est conçue en faciliter l’utilisation, avec des options pour organiser les documents de manière logique. Les employés peuvent télécharger leurs documents sur la plateforme afin de les mettre en totale sécurité et les garder accessibles à tout moment.
En outre, MyPeopleDoc présente des options pour partager des documents avec d’autres ; ce qui s’avère utile pour la collaboration. L’outil dispose aussi d’une fonction de recherche afin de faciliter la localisation des documents lorsque l’utilisateur en a besoin.
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MyPeopleDoc : quelles sont les fonctionnalités proposées ?
My PeopleDoc est un coffre numérique qui possède une kyrielle de fonctionnalités pour gérer les documents RH. Voici un aperçu desdites fonctionnalités.
Stockage et téléchargement de fichiers
Il s’agit de la principale fonction de MyPeopleDoc en tant que coffre-fort numérique. Il donne aux utilisateurs un espace de stockage sécurisé pour tous leurs documents RH. Cette fonctionnalité permet de conserver une grande quantité de fichiers dans un environnement numérique sûr et fiable. Les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers de différents formats (documents Word, fichiers PDF, images et bien plus encore). Le processus de téléchargement a été conçu pour être simple et rapide afin de faciliter la gestion des documents.
Transmission et partage de fichiers RH en toute sécurité
Étant un coffre-fort pour ressources humaines, la sécurité est une priorité pour MyPeopleDoc. La plateforme utilise des technologies de cryptage avancées pour assurer une transmission sécurisée de vos fichiers RH. Vous pouvez partager des documents avec d’autres utilisateurs en toute confiance, sachant que vos informations sont protégées. Si vous souhaitez partager des fichiers avec des collègues au sein de votre organisation ou avec des partenaires externes, vous pouvez le faire en toute quiétude avec MyPeopleDoc.
Consultation et signature de documents
MyPeopleDoc facilite non seulement le stockage et le partage de documents, mais aussi leur consultation. La plateforme présente une interface simple qui permet de visualiser facilement vos documents. De plus, avec MyPeopleDoc, il est possible de signer des documents numériquement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les processus de validation qui nécessitent une signature, comme les contrats de travail ou les accords de confidentialité.
Recensement, regroupement et classement de fichiers
À l’aide de MyPeopleDoc, vous pouvez facilement organiser vos documents RH. Ce coffre-fort en ligne propose divers outils pour regrouper et classer vos fichiers selon vos besoins. Vous pouvez créer des dossiers pour différents types de documents, comme les contrats de travail, les fiches de paie ou les évaluations de performance. Cette organisation simplifie la recherche de documents spécifiques et améliore l’efficacité de la gestion des documents.
Automatisation du flux de travail
Enfin, MyPeopleDoc peut automatiser votre flux de travail. Cela signifie que certaines tâches, comme le tri des documents ou l’envoi de notifications, peuvent être effectuées automatiquement par la plateforme. Cette automatisation vous permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité de votre travail. Pour les responsables des ressources humaines, cette fonctionnalité est encore plus utile. En effet, des fonctions personnalisables sont prévues pour les processus comme l’onboarding, l’offboarding ainsi que l’évaluation de performances. Elles permettent aux services RH d’instaurer des flux de travail entièrement automatisés pour ces différentes tâches.
Bref, grâce à MyPeopleDoc, les utilisateurs se concentreront sur des tâches plus importantes tout en laissant la gestion des documents à la plateforme.
Comment utiliser MyPeopleDoc ?
Pour utiliser MyPeopleDoc, il faut que votre entreprise souscrive au service. Ensuite, il vous faudra créer un compte puis vous connecter. Voici le processus étape par étape.
L’activation du service par l’entreprise
Pour activer et souscrire à MyPeopleDoc, les entreprises doivent valider plusieurs étapes essentielles. D’abord, il faut procéder à l’inscription de l’entreprise sur la plateforme MyPeopleDoc.com. Une fois cette inscription effectuée, l’entreprise recevra un code d’activation. Ce code, fourni par MyPeopleDoc, peut être envoyé par divers moyens (rappels programmés ou courrier postal).
Après avoir reçu le code d’activation, l’entreprise doit le transmettre à chacun de ses employés. Chaque salarié utilisera ce code pour activer son compte personnel. Pour ce faire, ils doivent de se rendre sur le site officiel de MyPeopleDoc, faire un clic sur l’icône du compte en en-tête à droite, puis accéder à l’interface d’authentification. En tant que nouveau membre, l’employé devra cliquer sur le bouton « Demander une invitation » (REQUEST AN INVITATION), fournir son adresse mail professionnelle et le code pour compléter l’activation.
Dès que le compte est activé, le travailleur peut commencer à profiter des fonctionnalités de MyPeopleDoc. Il pourra ainsi stocker, sécuriser et partager des documents de manière sécurisée.
La connexion au compte
Pour vous connecter à MyPeopleDoc en tant qu’employé, ouvrez un navigateur internet sur votre ordinateur de bureau ou votre smartphone. Accédez à l’URL www.mypeopledoc.com et à la page de connexion de votre compte personnel. En général, l’interface apparaît en anglais, mais cela n’affecte pas le processus d’identification.
Entrez l’adresse mail professionnelle que vous avez utilisée pour activer votre compte ; celle via laquelle vous avez reçu le code d’activation. Ensuite, saisissez le mot de passe qui vous a été envoyé par e-mail après l’activation de votre compte.
Pour finaliser la connexion à MyPeopleDoc, cliquez sur le bouton LOGIN. Vous pourrez alors accéder à votre compte et utiliser les services proposés par le coffre.
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Pourquoi utiliser MyPeopleDoc comme coffre-fort électronique ?
Les avantages qu’offre My PeopleDoc sont multiples. Pour les entreprises qui hésitent encore, voici quelques bonnes raisons de souscrire à ce coffre-fort pour les salariés.
La sécurité des données
MyPeopleDoc se distingue par son niveau de sécurité élevé. Les données stockées dans ce coffre-fort électronique sont protégées par des protocoles de cryptage avancés. Les informations sensibles comme les contrats de travail, les bulletins de salaire et les évaluations de performance sont ainsi à l’abri des accès non autorisés. Aussi, MyPeopleDoc suit les meilleures pratiques en matière de conformité aux réglementations sur la protection des données à l’image du RGPD. D’ailleurs, le logiciel est certifié ISO 27001, donc conforme aux normes de gestion de sécurité de l’information.
La célérité et le gain de temps
L’utilisation du logiciel MyPeopleDoc permet d’accélérer les processus administratifs. Les employés peuvent télécharger leurs documents à tout moment, sans avoir à attendre les heures d’ouverture du service RH. D’autre part, les responsables des ressources humaines peuvent gérer les dossiers des employés de manière plus efficace grâce à des fonctionnalités telles que la recherche rapide, la classification automatique des documents et la possibilité de partager des fichiers en toute simplicité. En réduisant les délais de traitement, MyPeopleDoc libère du temps pour des tâches plus stratégiques et productives.
Le gain de place
Avec un coffre-fort électronique comme MyPeopleDoc, vous dites adieu aux armoires remplies de dossiers papier. MyPeopleDoc vous permet de stocker tous vos documents en ligne, ce qui libère de l’espace physique dans vos locaux. Il y a en outre la recherche de documents qui devient plus rapide et plus efficace, car vous n’avez plus besoin de fouiller dans des classeurs encombrés. C’est un choix écologique et pratique pour les entreprises soucieuses de l’environnement.
La gratuité du coffre pour les employés
MyPeopleDoc offre un accès gratuit à son coffre-fort électronique pour les employés. Ils peuvent y stocker leurs fichiers personnels sans payer le moindre sou. Seul l’employeur est tenu de s’acquitter des frais liés à l’utilisation du coffre par son entreprise. Cette gratuité est très appréciée par les salariés et contribue à renforcer leur satisfaction au travail.
La flexibilité du coffre et son accessibilité
MyPeopleDoc s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, vous pouvez personnaliser les paramètres du système pour répondre à vos exigences. Cette flexibilité se traduit aussi par son accès « multidevice ». En effet, MyPeopleDoc est utilisable sur mobile, ordinateur de bureau et PC. Il faut également savoir que le coffre dispose d’une application mobile qui permet aux employés de garder leur coffre avec eux partout où ils vont.
L’adaptabilité aux SIRH
MyPeopleDoc s’intègre parfaitement aux systèmes d’information des ressources humaines (SIRH). Il peut être connecté à d’autres logiciels de gestion des temps, de gestion de la paie et de management des talents. On pense notamment aux SIRH très utilisés en entreprise comme Oracle HCM ou Workday. Cette interopérabilité facilite la centralisation des données RH et améliore la cohérence des informations. Les responsables des ressources humaines peuvent ainsi prendre des décisions éclairées en ayant une vue d’ensemble des données relatives aux employés.
L’excellent service client
En cas de besoin, le service client de MyPeopleDoc est réactif et compétent. Ils sont disponibles pour répondre à vos questions, résoudre les problèmes techniques et vous accompagner dans l’utilisation du coffre-fort électronique. Cette assistance de qualité contribue à la satisfaction des utilisateurs et renforce la confiance dans ce coffre.